Améliorer la gestion de sa messagerie

Si vous êtes de ceux qui peuvent recevoir plusieurs centaines de mails par jour, OpenSubject peut vous intéresser. Vous allez alors me dire “ah oui, encore une usine à gaz pour soit-disant m’aider à trier mes mails, qui va me demander encore plus de temps que celui qu’il me faut habituellement pour tout traiter, et qui va encore puiser dans mon portefeuille les quelques malheureux euros qu’il me reste”. Et là, je vous répondrais: OpenSubject est gratuit, ne demande pas plus de temps à mettre en oeuvre qu’il n’en faut pour saisir 3 lettres au clavier et se révèle d’une efficacité impressionnante pour une idée aussi simple.Alors en quoi consiste OpenSubject ? Tout simplement en l’ajout de 3 lettres au début du sujet de vos messages, qui précise juste ce que vous attendez de votre correspondant. Si vos correspondants font de même, il vous est très facile de traiter vos mails, en les triant par sujet. Vous repérez ainsi très facilement les mails nécessitant qui une simple réponse par oui ou non, qui une réponse rapide, qui une information importante à lire, qui un archivage pour consultation ultérieure, etc…

OpenSubject is an public project to make email correspondence more efficient through the use of simple 3 letter codes. Instead of using your project name as a subject for every message you sent you enter a code which says something about the contents or tha message and the desired action to be taken by the receiver.

Exemple:
Sujet: NRN: Informations Projet X
Signifie: NO Reply Needed: Ce message contient des informations à propos du Projet X

Ci-dessous, une liste non-exhaustive des autres codes proposés par OpenSubject. Mais rien ne vous empêche d’inventer les votres, ou de les franciser si vos interlocuteurs sont uniquement francophones. L’idée étant de commencer doucement, avec un de vos interlocuteurs principaux, par exemple un collègue, afin de vous habituer au système, puis de convier une personne de plus de temps en temps. En ajoutant la liste des codes en signature de vos messages, vous facilitez l’interpretation pour votre interlocuteur ainsi que l’ouverture du système à d’autres personnes qui pourraient être en copie.

• NRN: No Reply Needed
• RYN: Reply with ‘Yes’ or ‘No’
• AYQ: Answering Your Question
• ATC: Attachment is important
• 1QM: One Question Message
• MQM: Multiple Question Message
• FYA: For Your Archive
• FYI: For Your Information (NRN)
• WFR: Waiting For your Reply/Advice/Permission
• AET: Answer Expected Today/this Week/within a Month
• RAF: Read And Forward (jokes, quotes, interesting)

Site: OpenSubject